Digitalización de Historias Clínicas

El desarrollo masivo y la influencia de las nuevas tecnologías en diferentes sectores de la industria, han llevado al mismo Estado a poner énfasis en un proyecto de digitalización de toda la información de historias clínicas en el sector salud.

¿Qué es el la digitalización de documentos?

Es el proceso que permite convertir un documento en papel en archivo digital, de forma que toda la información contenida en él se captura como una imagen. Para ello se utiliza equipamiento como scanners y aplicaciones especializadas. Si puedes imaginarte haciendo una fotografía a un documento, de forma que puedas leer la información contenida en él; esto se aproxima mucho a lo que significa la digitalización de documentos.

VENTAJAS DE LA DIGITACLIZACION DE LA HISTORIA CLINICA

Agilizar el acceso a la historia clínica desde cualquier punto
Favorecer la rápida recuperación de la información
Garantizar la conservación de la historia clínica en un formato adecuado
Reducir los movimientos de historia clínica
Disminuir el tiempo y recursos de búsqueda de historias clínicas
Permitir la consulta de la historia clínica desde cualquier punto de trabajo
No permitir la manipulación de los datos
Aumentar la calidad final del archivo a través de un sistema rápido de recuperación de información.

PROCESO DE LA DIGITALIZACION

a. Descripción de los Procesos: Este proceso consiste en identificar que documentos del contenido de la historia clínica se van a digitalizar, así mismo el formato digital y el tamaño del documento.
Esta tarea se realiza en coordinación con el director médico.

b. Recepción de Historias Clínicas: Las historias clínicas se trasladan a un ambiente provisto por el cliente, el cual es ordenado en los anaqueles según orden descendente.

c. Armado de lotes: En este proceso se establece grupos de historias clínicas a
digitalizar, asignando para ello un número de lote, operadores, equipos de digitalización, materiales, fecha de inicio y fin de digitalización. Esto permite hacer un seguimiento y trazabilidad de la producción y medir el avance.

d. Preparación para el escaneo: En este proceso se prepara la documentación que será digitalizada, revisando uno a uno los documentos y retirando cualquier elemento que impida su digitalización o que no haya sido considerado como documento a digitalizar. Dentro de las tareas a realizar en esta fase tenemos:

Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar pegatinas,
etc.
Separar documentos con varias páginas unidas.
Ordenar los documentos cuidando de desdoblar hojas y girar las páginas
que se encuentren invertidas.
Identificación de Historias Clínicas duplicadas.
Identificación de Historias Clínicas deterioradas.
Identificación de Historias Clínicas incompletas.
Registro de datos en Excel con datos que permitan su identificación y
posterior indexación.

e. Digitalización: Este proceso nos permite obtener la imagen digital del documento original. En esta fase es de orden técnico y tiene las siguientes actividades:

Definir el formato del fichero.
Calibrar el equipo escáner, configurando valores de profundidad d bits,
resolución, etc. que garanticen calidad homogénea de las imágenes..
Configura para que el software de digitalización proporcione un solo
documento al finalizar el escaneo de la historia clínica.

f. Reconocimiento de datos: Este proceso, está relacionada con la fase de digitalización la cual se realiza de manera simultánea. El objetivo es extraer la información relevante de la historia clínica, como, por ejemplo: Número, Fecha de creación, Nombres, entre otros el cual permitirá facilitar su tratamiento posterior.

Dado que no hay un correcto orden en la escritura dentro de la historia clínica
por diversas razones, el reconocimiento será de tipo manual y también el
registro de estos datos en el software de digitalización.

g. Indexación: Este proceso se encarga de reunir toda la información necesaria para la carga de documentación en el Archivo Digital, algunas implícitas como número de historia, fecha del documento, nombre del paciente y otras no implícitas como tipo documental. Esta información es relevante para su posterior ubicación.

h. Control de calidad: Se comprueba la calidad de las imágenes contra el físico y se revisan los datos asociados a cada documento. Contamos con herramientas de tratamiento de imágenes (eliminación de manchas, legibilidad por zonas, enderezamiento por grados, etc.) Cuando la circunstancia lo demande es posible obtener un documento electrónico mejor que el físico. Una característica importante es la posibilidad de poner observaciones a los documentos electrónicos cuando tienen fallas de origen, como por ejemplo ilegibilidad, de tal manera que a futuro ante cualquier consulta se pueda saber que dicho documento electrónico se creó ilegible por su físico ilegible.

Los documentos observados que requieren reproceso son marcados en el control de calidad indicando el motivo del reproceso y son enviados a la estación de escaneo.

i. Carga de datos en el Archivo Digital y Devolución de HC: Este proceso consiste en registrar los archivos digitales en un file server, para ello se deben realizar las siguientes tareas:

Instalación y configuración de un servidor de archivos.
Carga de los archivos digitales de acuerdo a estructura planteada.
Pruebas de ubicación de historias clínicas desde el sistema eBuSalud.

Se restaura la documentación para ser devuelta al cliente tal como fue entrega y se procede a hacer la entrega con el respectivo llenado del «Registro de HC».